Warum E-Mail-Archivierung?
Gemäss Obligationenrecht müssen buchführungsrelevante Unterlagen grundsätzlich 10 Jahre aufbewahrt werden (Frist ab Geschäftsjahresende). Das gilt auch für E-Mails, soweit sie als Buchungsbelege oder Geschäftsunterlagen dienen. Zudem fordert die GeBüV, dass elektronische Aufbewahrung unveränderbar und nachvollziehbar sein muss (z. B. WORM-Prinzip / Protokollierung).
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Check & Policy
Wir klären, welche E-Mails aufbewahrungspflichtig sind, und definieren Archive-Regeln.
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Technische Anbindung
Journaling/Connector aktivieren, Benutzer & Rollen übernehmen.
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Migration
Bestehende PST/Mailboxen einspielen; danach STICHproben-Kontrolle.
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Betrieb & Reporting
Monitoring, Audit-Protokolle und regelmässige Reviews.
Journaling & lückenlose Erfassung
Eingehende und ausgehende Mails werden automatisch ins Archiv übernommen. Dadurch vermeiden Sie Lücken – auch bei gelöschten Nachrichten.
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Journal-Archivierung
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Archivierung von Anhängen
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Unterstützung aller E-Mail-Systeme
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Lückenlose Erfassung
Volltextsuche
Sekundenschnelle Suche nach Absender, Betreff, Zeitraum oder Anhang. Ausserdem unterstützen wir Legal Hold und Export.
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Volltextsuche
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Filteroptionen
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Gespeicherte Suchen
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Schnelle Ergebnisse
Unveränderbare Ablage (WORM)
Speicherung auf unveränderbaren Datenträgern bzw. mit Unveränderbarkeits-Nachweis und Audit-Logs – somit bleibt jede Änderung nachvollziehbar.
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GoBD-konform
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DSGVO-konform
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Performance-Reports
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Sofortige Benachrichtigungen
E-Discovery
Umfassende Funktionen für die rechtliche Beweissicherung und Nachweisführung.
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Legale Haltefunktion
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Audit-Trail
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Export-Funktionen
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Beweissicherung
Aufbewahrung & Löschung
Regeln nach Zeitraum (z. B. 10 Jahre plus Schonfristen). Danach können Daten geplant gelöscht werden – sofern keine Aufbewahrungspflichten mehr bestehen.
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Anpassbare Fristen
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Automatische Löschung
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Kategorie-basierte Regeln
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Compliance-Richtlinien
Rollen & Datenschutz
Granulare Berechtigungen und Protokollierung helfen, nDSG/DSG einzuhalten; auf Wunsch mit Registern und Löschkonzept.
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Verschlüsselung
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Zugriffskontrollen
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CH- oder EU-Rechenzentren
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Redundante Speicherung
Compliance & Branchenanforderungen
Für FINMA-regulierte Institute gelten zusätzliche Outsourcing- und Kontrollanforderungen (z. B. Transparenz, Datenzugriff, Verantwortlichkeiten). Deshalb unterstützen wir entsprechende Verträge, Protokollierung und Kontrollrechte – ohne den Begriff „FINMA-zertifiziert“ zu verwenden (die FINMA zertifiziert keine Rechenzentren).
Häufig gestellte Fragen zur E-Mail-Archivierung
Hier finden Sie Antworten auf die häufigsten Fragen rund um unsere E-Mail-Archivierungslösung.
Nein. Backup dient der Wiederherstellung, Archiv der rechtskonformen Aufbewahrung und Recherche. Somit ergänzen sich beide.
Bereit für rechtssichere E-Mail-Archivierung?
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